Diagnostic de l’état du fonds documentaire

Axe : Constitution des ressources

Données à collecter : Ressources hors CDI : salles de classe, laboratoires, salles d’étude etc… Documents catalogués ou non (si catalogués → quel récolement, par qui, à quelle fréquence ?). Ressources numériques et électroniques : DVD, CD, logiciels… et accès à des services en ligne (Universalis, Folios, catalogue en ligne, Europresse etc…). Modalités d’accès aux ressources (identification unique ou non, communication des identifiants, statistiques d’utilisation à demander pour chaque abonnement à un service en ligne, dans le module administrateur d’Esidoc). Modalités d’accès au matériel : réservation salle info, classes mobiles, planning d’occupation du CDI etc…

Politique d’acquisition : Le budget.

Rappel : le chef d’établissement est l’ordonnateur des dépenses.

Répartition des crédits pédagogiques : existe-t-il un budget fixe pour le CDI, quelle répartition : abonnements, ouvrages, matériel ? Quelle utilisation des crédits disciplinaires, que deviennent les acquisitions sur les crédits disciplinaires : catalogage, stockage, mise à disposition ? Les achats se font-ils uniquement sur projet (pas de ligne pour le CDI ou pour chaque discipline) ? Budget CDI : calcul du budget acquisitions (lignes ouvrages et abonnements) divisé par le nombre d’élèves. Budget moyen en collège : 5/7 € ; en lycée 8/10 €. Quelle politique d’acquisition ? Rôle du gestionnaire et du chef d’établissement : définition de priorités claires et connues de tous, refus motivé ou non ? Prof doc : ressources professionnelles (veille, presse et sites spécialisés, programmes disciplinaires, objectifs du projet CDI : incitation à la lecture, définitions de priorités d’amélioration du fonds documentaire…). Demandes des enseignants et des personnels (CPE, COP, infirmier scolaire…) : projets, besoins etc… Les enseignants doivent-ils/peuvent-ils formaliser leurs demandes ? Auprès du prof doc, du gestionnaire ? A quel moment ? Existe-t-il une instance de régulation et de traitement des demandes (conseil pédagogique ?) ? Qui y participe ? Les décisions sont-elles communiquées et formalisées ? Demandes des élèves : cahier de suggestion, comité de lecteurs… Possibilité de réaliser une enquête des attentes des élèves en ciblant deux classes par niveau par exemple. Indicateurs de pertinence possible de la politique d’acquisition : Pourcentage de recherches demandées par les enseignants avec support papier pour lesquels les documents du CDI ont été utilisés ou empruntés.

Quelle politique de gestion du fonds : Récolement, désherbage… Il peut être utile d’expliciter les règles de désherbage (méthode de bibliothéconomie et règles propres à l’établissement) et le devenir des documents sortis du fonds. La liste des documents désherbés est à présenter en CA.

Gestion des fonds spécifiques :

Orientation/Kiosque Onisep : collaboration avec le COPsy ? Manuels scolaires, séries des lectures suivies. Qui est responsable de la gestion, qui fait quoi, lieu de stockage…

Analyse du fonds avec le logiciel documentaire :

Préambule : La qualité des indicateurs recueillis dépend du catalogage (date de parution, date d’achat complétées…) et de l’histoire de la base documentaire (succession de personnels ayant des pratiques et formations différentes). Il peut être indispensable de faire du nettoyage dans la base au préalable (recherche de notices sans exemplaire et inversement, recherche de champs vides en cote, types nature…).

Volumétrie :

Équations de recherche (exemples à venir)

Âge des collections :

Suivi des acquisitions (accroissement et évolution du fonds) : Le budget s’entend par année civile mais le professeur documentaliste rend compte de son activité pédagogique le plus souvent par année scolaire. Les statistiques d’acquisitions sont alors à calculer de septembre à juillet.

Équations de recherche (exemples à venir)

Calcul du taux de renouvellement En dessous de 7,5 % de renouvellement du fonds en accès libre, les emprunts ont tendance à diminuer → diminution de l’attractivité. Nombre de documents acquis – nombre de documents perdus ou désherbés divisé par le nombre total de documents disponibles.

Les données de volumétrie et de suivi des acquisitions sont à mettre en regard avec les statistiques de prêts et d’utilisation. On peut examiner par exemple la répartition des exemplaires par cote / La répartition des prêts par cote. Si le logiciel documentaire le permet, on peut utiliser les statistiques de recherche dans le catalogue du CDI (thèmes de recherche les plus fréquents, évaluation du silence documentaire…) et les intégrer à l’élaboration de la politique d’acquisition.

Statistiques de prêts

Équations de recherche (exemples à venir)

Attention, la pertinence des statistiques de prêts en établissement scolaire dépend beaucoup de la politique de prêts. Si une majeure partie du fonds est exclue du prêt, il est difficile d’utiliser cet indicateur dans sa globalité (cf. indice de disponibilité). De plus, les statistiques de prêts ne rendent pas compte de la consultation sur place, élément essentiel en établissement scolaire, bien plus qu’en bibliothèque municipale. Les prêts doivent être anonymés chaque année. Cela n’empêche pas d’effectuer des statistiques sur les années antérieures. Il suffit de créer un emprunteur anonyme par niveau (voire niveau+filière pour les lycées). Exemple : emprunts de tous les élèves de 6e anonymés avec ELEVES 6 en nom d’emprunteur. Procédure particulière à respecter (voir les tutoriels existants). Certaines équations de recherche ne sont pas possibles en raison du respect des recommandations de la CNIL (élève ayant emprunté le plus grand nombre de documents par exemple). Toutes les équations de recherche doivent préciser l’emplacement si des documents sont stockés à l’extérieur du CDI mais disponibles pour le prêt. Il est conseillé d’effectuer un changement par lot et de basculer en hors prêt tout ce qui n’est pas stocké au CDI.

Taux d’ouvrages dormant (non empruntés) Indicateur d’activités directement accessible dans le menu haut de BCDI. Nombre de documents empruntables sans prêts durant une période, divisé par le nombre de documents empruntables. De nombreuses équations de recherche préenregistrées sont proposées dans le menu Indicateurs d’activités. Il faut être attentif à leur construction pour s’assurer qu’elles correspondent bien aux données recherchées. Les statistiques par niveau permettent un suivi de cohorte d’année en année (utile à court terme pour un objectif de prêts sur un niveau déficitaire). → Le taux d’ouvrages dormant et les statistiques de prêts par cote permettent de mettre en évidence la règle de Trueswell : 80 % des prêts concernent 20 % du fonds.