Mar 12

Travailler hors de son établissement sur sa base de données BCDI

En raison de la fermeture des établissements scolaires à partir du lundi 16 mars 2020, je vous propose plusieurs solutions selon votre  type d’installation pour pouvoir travailler  – si vous le souhaitez – à domicile sur BCDI. Attention, certaines manipulations requièrent une grande rigueur et sauf solution hébergée, vous obligent à faire en sus des sauvegardes qui ne seront pas manipulées par sécurité…

 

Cas n°1: Vous êtes abonné(e) à BCDI et vous avez basculé vers l’hébergement en ligne (soldoc+), vous devez copier le dossier du client BCDI (BcdiCli) et le copier sur votre ordinateur personnel. Dans le dossier, lancez ClientC.exe. Vous pouvez désormais vous connecter à votre BCDI hébergé sur la plateforme de Canopé Poitiers Solutions documentaires. Pour cela vous devez vous munir des mots de passe, qui vous ont été communiqués lors de l’étape 7 du transfert de vos bases vers l’hébergement en ligne. Vous pouvez également les retrouver dans votre espace client à la rubrique Hébergement national.
Cas n°2 : Vous utilisez BCDI et BcdiServ est installé en local sur votre poste ou un autre auquel vous avez accès.  Avant de quitter l’établissement (donc plus personne ne devra faire de saisie et de modifications à partir de ce moment là), fermez le serveur BCDI et l’export Esidoc. Vous pouvez alors copier tout le dossier BcdiServ. Il est complet pour faire tourner BCDI, sans lancer un serveur. Il faudra ouvrir dans le dossier prog, le fichier BcdiC.exe. Il n’y aura par contre pas d’export automatique vers Esidoc (et je vous déconseille d’exécuter un export manuel) et il faudra bien entendu remplacer le dossier (ou seulement le dossier data selon le travail effectué) en le copiant à la place de l’ancien (après avoir fermé le serveur et l’export esidoc s’ils se lancent automatiquement au démarrage) de retour dans votre établissement… Il n’est donc pas possible de travailler à deux sur la base de données à distance, sauf par exemple à faire du catalogage chacun(e) de votre côté, exporter les notices réalisées puis les importer dans votre base d’origine au CDI (ce qui reste la manipulation la plus sûre). Toutefois, vous ne devez pas recopier les numéros d’exemplaires sur les documents, car l’import ne se fait pas nécessairement dans le même ordre que la saisie. Sans le numéro d’exemplaire définitif, cela vous limitera dans l’équipement des documents.
Je ne saurais trop vous conseiller de prendre vos précautions. Faites plusieurs sauvegardes, au minimum des data et de chaque base supplémentaire (manuels, séries, etc.), dont au moins une de chaque, bien identifiée, que vous ne modifierez pas.
 Cas n°3 : Si vous n’avez pas BcdiServ en local, et aucune copie de BcdiServ, une autre solution existe mais elle nécessite l’accord de CANOPE Poitiers.
[Mise à jour du 17/03/2020] CANOPE Poitiers libère les droits d’utilisation de BCDI CAPES dans le contexte actuel pour permettre la saisie de notices en télétravail. Ce logiciel est téléchargeable gratuitement mais normalement utilisable exclusivement dans le cadre de la préparation au concours.  Vous trouverez le logiciel à cette adresse :  http://documentation.solutionsdoc.net/nos-solutions/bcdi-capes-de-documentation/
Après avoir installé le logiciel, lancez  BcdiC.exe, saisir le mot de passe gestion pour arriver dans une base vide. Vous pouvez aussi remplacer le dossier Data de BCDIKpes par une copie de celui de votre sauvegarde pour saisir les notices avec votre nomenclature habituelle (pour retrouver vos formes de titre pour les séries, la saisie des noms d’éditeurs, collections, etc…). Au retour dans votre établissement, exportez les notices que vous avez saisies et importez les dans votre base du CDI (Mode d’emploi de l’import/export sur le site de CANOPE Poitiers). Par sécurité, ne recopiez pas ces data après saisie de vos notices, même si vous avez travaillé à partir de la sauvegarde des data de votre base, dans le BCDI de votre CDI. Utilisez BCDIKpes uniquement pour faire du catalogage et de l’export de notices.
Rappel : gardez-bien une sauvegarde d’origine à laquelle vous ne toucherez pas pour pouvoir restaurer en cas de problème !
Dans tous les cas, il vous faudra une sauvegarde de votre base de données.
Pour effectuer une sauvegarde : Dans BCDI, dans le menu Outils > Gestion des bases, vous cliquez sur Sauvegarder une base. Vous sélectionnez la base à sauvegarder : Principale Vous enregistrez ce fichier en le nommant par exemple data.zip sur un support externe, type clé USB ou disque dur externe… Vous procédez de la même manière pour toutes les bases que vous souhaitez sauvegarder (séries, manuels, etc…).

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